POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

   

POLÍTICA    PARA    EL    TRATAMIENTO    DE    LOS    DATOS    PERSONALES    DE    PROFRUTALES    LIMITADA    Nit.    800031702-­‐7    

PROFRUTALES LIMITADA es una compañía comprometida con el cumplimiento de    la normatividad en    materia    de    datos    personales.    Por    lo    tanto    ha    establecido    el    presente    documento    denominado    POLÍTICA    DE        TRATAMIENTO     DE     DATOS     PERSONALES     DE     PROFRUTALES     LIMITADA     el     cual      contiene    a     nivel    general       los    derechos    que    le    asisten    a    los    socios,    clientes,    proveedores,    empleados,    y    cualquier    otra    persona    natural que tenga contacto con    PROFRUTALES LIMITADA para garantizar el ejercicio de sus    derechos    como    titulares de los datos privados, el tratamiento y    los mecanismos para    hacer valer sus    derechos    de    conformidad    con    la    normatividad    vigente.    

   El objetivo del presente documento es establecer los procedimientos necesarios para el manejo de los    datos       de    carácter    personal    contenidos    en    las    bases    de    datos    de    PROFRUTALES    LIMITADA    ya    sean    digitales    o    físicas,    las    cuales    serán    inscritas    en    el    Registro    Nacional    de    Bases    de    Datos.    

    PROFRUTALES     LIMITADA     garantiza      los     derechos     a      la      privacidad,     la      intimidad,     la      honra      y      el     buen    nombre,          en      el       tratamiento       de       los       datos       personales       que       recolecte,       y      en       consecuencia       todas       sus    actuaciones           se        regirán        por        los        principios        de        legalidad,        finalidad,        libertad,        veracidad        o       calidad,    transparencia,    acceso    y    circulación    restringida,    y    seguridad.    

La    Política    de    Protección    de    Datos    de    PROFRUTALES    LIMITADA    se    divulgará    a    todos    sus    empleados,    se    velará      por     la      apropiación     de      la      misma      y      se      actualizará      de      acuerdo      con     cambios     organizacionales,    disposiciones    legales u otros aspectos que puedan afectar lo    aquí  descrito. Así mismo, se publicará en    todos        los     medios     de     contacto    por     los     cuales     PROFRUTALES     LIMITADA     recolecta     datos      personales,    garantizando    que sus grupos de interés conozcan claramente los derechos que tienen con relación al    tratamiento    de    su    información.    

 En    esta    política    se    detalla    la    siguiente    información:        

1.     Marco legal.        

2.     Principios rectores    del    tratamiento    de    datos    personales.       

3.     Ámbito de    aplicación.    

4.     Definiciones de    la    política    de    tratamiento    de    datos    personales.    

5.     Consentimiento    para    el    tratamiento    de    datos    personales.       

6.     Aviso de    privacidad.     

7.     Tratamiento de    los    datos    personales.        

8.     Finalidad    con    la    que    se    hace    tratamiento    de    la    información    personal    de    los    titulares.    


9.     Derechos de    los    titulares.        

10.  Procedimientos de    peticiones,    quejas       y/o       reclamos.    

11.  Seguridad de    la    información    en    las    bases    de    datos.    

12.  Publicación    y    vigencia    de    la    política.        

13.  Modificaciones de    la    Política    de    Protección    de    Datos    Personales.    

14.  Responsable y    encargado    del    tratamiento    de    datoss.    

 

 

1.    MARCO LEGAL    

 

 

 

CONSTITUCIÓN POLÍTICA    DE    COLOMBIA    

Art. 15    y    Art.    20    que    consagra    el    Derecho    Fundamental    al    Habeas    data    

 

 

LEY 1581    DEL    2012    

Por el    cual    se    dictan    disposiciones    generales    

para la    protección    de    datos    personales    

 

 

DECRETO 1377    DE    2013    

Por el    cual    se    reglamenta    parcialmente    la    Ley    

1581    de    2012    

 

 

DECRETO 886    DE    2014    

Por el    cual    se    reglamenta    el    artículo    25    de    la    Ley    1581    de    2012,    relativo    al    Registro    Nacional    de    Bases    de    Datos    

 

2.    PRINCIPIOS RECTORES    DEL    TRATAMIENTO    DE    DATOS    PERSONALES    

Dentro          del          compromiso          legal           y          corporativo          de          PROFRUTALES          LIMITADA          para          garantizar          la    confidencialidad           de        la        información        personal        de        sus        socios,        clientes,        proveedores,        empleados,        y    cualquier    otra persona natural que tenga contacto con PROFRUTALES LIMITADA se establecen como    principios    generales para el tratamiento de la información, en    desarrollo de los establecidos    en la Ley 

1581    de    2012    y el    Decreto    Reglamentario    1377    de    2013,    los    siguientes:        

    a)    Principio    de legalidad: No    habrá    tratamiento    de    información    personal    sin    observar    las    reglas    

establecidas en    la    normatividad    vigente.

b)    Principio    de    finalidad:   La     incorporación   de   datos   personales   a   las   bases   de   datos   físicas   o    digitales      de   PROFRUTALES   LIMITADA   deberá   obedecer   a   una   finalidad    legítima,   la   cual    será    oportunamente            informada      al         titular         en         la       cláusula       o       formato       de         autorización         para       el    tratamiento  y  en  la  presente política.        

c)    Principio    de   libertad: PROFRUTALES LIMITADA únicamente realizará tratamiento de datos    personales    cuando    cuente    con    la    autorización    para    ello,    en    los    términos    del    art.    3    literal    a)    de    la    Ley    1581    de    2012    y    el    Capítulo    II    del    Decreto    1377    de    2013.     

d)    Principio        de           veracidad        y           calidad:           PROFRUTALES          LIMITADA          propenderá          porque          la 

información de las personas sea veraz y se encuentre actualizada, para lo cual  dispondrá de    medios        eficientes     para     la     actualización     y     rectificación     de     los     datos     personales.     Igualmente,    PROFRUTALES        LIMITADA     se     abstendrá     de     llevar      a     cabo     el     tratamiento     de     la     información    cuando    existan    dudas    sobre    la    calidad    o    veracidad    de    la    misma.       

e)    Principio    de    transparencia:    Dentro    de    los    mecanismos    que    se    establezcan    para    el    ejercicio    de    los        derechos     de      los     titulares     de      la     información     personal,     se      garantizará     al     titular     y      a     sus    causahabientes,    así como a los    terceros    autorizados    por este,  el acceso a la información sobre    datos    personales    que    le    conciernan.        

f)     Principio    de   acceso    y   circulación    restringida: PROFRUTALES LIMITADA se compromete a 

garantizar      que      la      información      personal      únicamente      podrá      ser      accedida      por      las      personas    autorizadas,    así    mismo    su    circulación    se    limitará    al    ejercicio    de    las    finalidades    autorizadas    por    el    titular.        

g)    Principio     de     seguridad:     PROFRUTALES     LIMITADA     adelantará    todas     las     medidas     técnicas,    administrativas         y      humanas      para      garantizar      que      la      información      personal      de      los      titulares,    almacenada    en    bases    de    datos    físicas    o    digitales,    no    sea    tratada    por    personas    no    autorizadas.    

3.    ÁMBITO DE    APLICACIÓN    


Los principios y    disposiciones contenidas en la    POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS    PERSONALES    se       aplican    a    los    datos    personales    registrados    en    las    bases    de    datos    sobre    los    cuales    PROFRUTALES    LIMITADA       desarrolle    tratamiento    o    sea    responsable,    en    los    términos    de    la    Ley    1258     de    2012     y    sus    decretos    reglamentarios    

    

4.    DEFINICIONES DE    LA    POLÍTICA    DE    TRATAMIENTO    DE    DATOS    PERSONALES    

Para   efectos   de   dar   claridad    y   transparencia   a   la   lectura   de   la   POLÍTICA   DE    TRATAMIENTO   DE    LOS    DATOS    PERSONALES,    se    desarrollan    las    siguientes    definiciones:    

   a)    Autorización:    Consentimiento   previo,   expreso   e   informado   del   Titular   para   llevar   a   cabo   el 

tratamiento de    datos    personales.    

b)   Base  de    Datos:    Conjunto    organizado    de    datos    personales    que    sea    objeto    de    Tratamiento    

c)    Dato       Personal:        Cualquier       información       vinculada      o     que       pueda      asociarse       a      una      o      varias 

personas naturales    determinadas    o    determinables    


d)   Dato     Privado:    Es   aquel   que   por   su    naturaleza   íntima   o   reservada   solo   es   relevante   para   el 

titular 

e)    Dato  Sensible: Se trata    de    aquella    información    que    afecta    la    intimidad    del    Titular    para    llevar    a    cabo        el     uso    indebido     puede    generar     su     discriminación,     tales    como    aquellos    que    revelen    el    origen          racial       o      étnico,       la      orientación       política,       las       convicciones       religiosas       o      filosóficas,       la    pertenencia       a    sindicatos,    organizaciones    sociales    o    de    derechos    humanos,    o    que    promueva    intereses    de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos,    así    como    los    datos    relativos    a    la    salud,    a    la    vida    sexual    y    los    datos    biométricos.    

f) Encargado del    Tratamiento:    Persona    natural    o    jurídica,    pública    o    privada,    que    por    sí    misma    o    en    acción    con    otros,    realice    el    tratamiento    de    datos    personales    por    cuenta    del    Responsable    del    Tratamiento    

g)    Responsable del    Tratamiento:    Persona    natural    o    jurídica,    pública    o    privada    que    por    sí    misma    

o    en    asocio    con    otros,    decida    sobre    la    base    de    datos    y/o    Tratamiento    de    los    datos    personales.    

h)   Titular: Persona    Natural    cuyos    datos    personales    sean    objeto    de    tratamiento    

i)     Tratamiento:     Cualquier    operación    o    conjunto    de    operaciones    sobre    datos    personales,    tales  

como recolección,    almacenamiento,    uso    circulación    o    suspensión.    

j)        Aviso de privacidad: Documento físico,    electrónico    o    en    cualquier    otro    formato    generado    por    el         Responsable,      que      se      pone      a      disposición      del      Titular      para      el      tratamiento      de      sus      datos    personales.        En    el     Aviso     de     Privacidad     se     comunica     al     Titular     la     información      relativa     a     la    existencia    de    la política de    tratamiento de    los datos personales que    le    son aplicables, la forma    de    acceder a las mismas y las características del tratamiento que    se    pretende    dar a los datos    personales.    

k)   Dato    Público:   Es el dato    que no    es semi-­‐privado,    privado o sensible, son    considerados datos    públicos    entre otros, los relativos al estado civil  de las personas, a su    profesión    u    oficio y a    la    calidad    de comerciante o de servidor público. Por naturaleza, los    datos    públicos    pueden estar    contenidos,          entre       otros,       en       registros       públicos,       documentos       públicos,       gacetas       y       boletines    oficiales    y    sentencias    judiciales    debidamente    ejecutoriadas    que    no    estén    sometidas    a    reserva.    

l)     Transmisión:    Tratamiento   de   datos   personales   que   implica   la   comunicación    de   los   mismos 

dentro    o    fuera    del    territorio    de    la    República    de    Colombia    cuando    tenga    por    objeto    la    realización    

de un    tratamiento    por    el    encargado,    por    cuenta    del    Responsable.    

 

5.    CONSENTIMIENTO Y/O    AUTORIZACIÓN    PARA    EL    TRATAMIENTO    DE    DATOS    PERSONALES    

La             recolección,      almacenamiento,      uso,      circulación      o      supresión      de      datos      personales      por      parte      de    PROFRUTALES    LIMITADA    requiere    del    consentimiento    libre,    previo,    expreso    e    informado    del    titular    de    los    mismos.   

En    virtud    a    ello,    se    han    establecido    los    mecanismos    necesarios    para    obtener    la    autorización    de    los 

titulares, garantizando    en    todo    caso    que    sea    posible    verificar    el    otorgamiento    de    dicha    autorización.    

    Para tales    fines,    PROFRUTALES    LIMITADA    podrá    emplear    medios    físicos,    electrónicos,    de    audio,    video    o    en    cualquier otro  formato que    permita garantizar la constancia de    dicha autorización, de    acuerdo      a lo    contenido        en     la     Ley     1581      de     2012,     y     para     los    casos    de     aquellas    autorizaciones    que    no    se    puedan    obtener    PROFRUTALES LIMITADA hará  uso    de lo    establecido    en el artículo    10    de la Decreto    1377    de 

2013, publicando    las presentes Políticas de Tratamiento    de Datos Personales en todos sus medios de 

comunicación disponibles    al    púbico.    

   Con   el   procedimiento    de   autorización   consentida    se   garantiza    que   se   ha    puesto    en   conocimiento    del    Titular    de    los    datos    personales,    tanto    el    hecho    de    que    su    información    personal    será    recogida    y    utilizada    para    fines  determinados y conocidos, como que    tiene    la opción de    conocer cualquier alteración a los    mismos       y    el    uso    específico    que    de    ellos     se    ha    dado.    Lo    anterior    con    el    fin    de    que    el    Titular    tome    decisiones    informadas con relación a sus datos personales y tenga control sobre el uso    que se hace de    su    información    personal.    

    Para complemento de lo anteriormente expuesto, se debe tener en    cuenta que el consentimiento del    titular      de     la     información     es     un     presupuesto     para     la     legitimidad     constitucional     de     los     procesos     de    administración         de      datos      personales,      tratándose      de      un      consentimiento      calificado,      ya      que      debe      ser    previo,    esto    es    que    la    autorización    debe    ser    suministrada    en    una    etapa    anterior    al    tratamiento;    expreso,    en       la    medida    que    debe    ser    inequívoco;    e    informado,    toda     vez    que    el    titular    no    solo     debe    aceptar    el    tratamiento          del       dato,       sino        también       tiene        que       estar       plenamente       consciente       de       los       efectos       de       su    autorización.    De acuerdo    con lo    señalado, para    realizar el tratamiento    de datos personales contenidos    en    bases de    datos de    PROFRUTALES LIMITADA se deberá contar con la autorización previa y expresa    del      titular   de   la   información.   Para    garantizar   lo    anterior,   cuando    a   través   de   cualquier   operación   se    incorporen    datos de personas naturales a las bases de datos de PROFRUTALES LIMITADA se pondrá a    disposición    del    tercero,    una    cláusula    o    formato    de    autorización    para    el    tratamiento    de    datos    personales,    la    cual    deberá    contener    como    mínimo    lo    siguiente:       

a)    El tratamiento    al    cual    serán    sometidos    los    datos    personales    y    la    finalidad    del    mismo.      

b)   La    indicación    que    señale    que    la    respuesta    a    las    preguntas    es    facultativa    cuando    se    trate    de 

autorización para    el    tratamiento    de    datos    sensibles    o    de    niños    y    adolescentes.        

c)    La    indicación del responsable del tratamiento    de la    información, así como    su dirección física    o    

electrónica.     

d)   Los derechos    que    le    asisten    al    titular    de    los    datos    personales.      

Cuando    no    se cuente con la    autorización previa    y expresa    del titular de la    información PROFRUTALES    LIMITADA        deberá     abstenerse     de     realizar     tratamiento      a     la     misma,     con     excepción     de     los     siguientes    eventos    en    los    cuales    no    será    necesaria    la    autorización:       

a)    Llevar a    cabo    medidas    necesarias    para    la    ejecución    de    un    contrato    que    se    haya    celebrado    con    el    

titular.     

b)   Enviar    información    requerida    por    una    entidad    pública    o    administrativa    en    ejercicio    de    sus 

funciones legales    o    por    orden    judicial.       

c)    Realizar tratamiento de información autorizado por la Ley para fines  históricos, estadísticos o 

científicos.     

d)   Realizar   tratamiento   de   datos   de   naturaleza   pública,   o    aquellos   relacionados   con   el   registro    

civil de    las    personas.    

6.    AVISO DE    PRIVACIDAD.    


El aviso  de privacidad es el documento físico, electrónico o en    cualquier otro  formato, que es puesto a    disposición       del    Titular    para     el    tratamiento    de    sus    datos    personales.    A    través    de    este    documento    se    comunica    al titular la información relativa a la existencia de la Política de tratamiento de información    que        le     será      aplicable,     la     forma     de     acceder     a     la     misma     y     las     características     del     tratamiento     que     se    pretende    dar    a    los    datos    personales.    

El Aviso    de    Privacidad,    deberá    contener    la    siguiente    información:    

a)    La    identidad    del    responsable    del    tratamiento    

b)   Domicilio del    responsable    del    tratamiento    

c)    Datos del    contacto    del    responsable    del    tratamiento    

d)   El tipo    de    tratamiento    al    cual    serán    sometidos    los    datos    y    la    finalidad    del    mismo    

e)    Los mecanismos    generales    dispuestos    por    el    responsable    para    que    el    titular    conozca    la    política    

de tratamiento    de    la    información    y    los    cambios    sustanciales    que    se    produzcan    en    ella.    

 

7.    TRATAMIENTO DE    LOS    DATOS    PERSONALES.    

PROFRUTALES            LIMITADA            realizará            el            Tratamiento            de            datos         personales         de            sus         empleados,    proveedores,    clientes, socios y    cualquier otra    persona    natural que    tenga    contacto    con PROFRUTALES    LIMITADA.    En    desarrollo    de    los    principios    de    finalidad    y    libertad    contemplados    en    la    Ley,    la    recolección    de    datos    personales    por    parte    de    PROFRUTALES    LIMITADA    se    limitará    a    aquellos    datos    personales    que    son    pertinentes    y    adecuados    para    la    finalidad    para    lo    cual    son    recolectados    o    requeridos    conforme    a    la    normatividad   vigente.   Salvo   en    los   casos   expresamente   previstos   en    la   Ley,   no   se   podrán    recolectar datos personales    sin    autorización    del    Titular.    

   PROFRUTALES LIMITADA tiene  la obligación de mantener    la confidencialidad    de los datos personales    objeto    de   tratamiento    y    solo    podrá    divulgarlos   por   solicitud    expresa    de   las   entidades   de   vigilancia    y    control       y    autoridades    que    tengan    la    facultad    legal     de    solicitarla    y    permitirá    en    todo    momento    y    de    manera    gratuita conocer, actualizar    y corregir    la información personal del Titular    de conformidad con    el    artículo    8    de    la    Ley    1581    de    2012.    

    

El            tratamiento            de            datos            incluye            la            recolección,            almacenamiento,            administración,            utilización,    transferencia,    transmisión y destrucción, en la forma    permitida    por la    ley    y    se realiza    con la    siguiente    finalidad    específica    para    cada    caso:    

  a)    TRATAMIENTO DE    DATOS    PERSONALES    DE    EMPLEADOS    Y    EXEMPLEADOS:    


Se realiza    para    cumplir con las obligaciones laborales a    cargo    de PROFRUTALES LIMITADA tales  como    pagos    de nómina, reportes de seguridad    y    salud    en el trabajo, pagos y    reportes al sistema    general de    seguridad    social,    otorgar    beneficios    al    empleado,    atención    de    consultas,    peticiones    solicitudes,    acciones    y    reclamos, hechas por el titular de    la    información o    por personas autorizadas por este o    la    Ley, o    por    entidades    del    sistema    general    de    seguridad    social    a    los    que    el    titular    este    o    hubiere    estado    vinculado.    En    el         caso       de      los      Ex      empleados,      se      efectúa      el      tratamiento      con      el      fin      de      mantener      un      contacto      para    requerimiento    de    una    labor    desempeñada,    atendiendo    necesidades    contractuales,    legales    o    judiciales.    

  b)   TRATAMIENTO      DE      DATOS      PERSONALES      POR      ACCESO      A      LAS      INSTALACIONES      DE      LA    EMPRESA:    

El tratamiento    de    estos    datos    personales    se    efectúa    para    fines    de    seguridad,    control    de    ingreso    y    salida    

de visitantes.        

   c)    TRATAMIENTO          DE          DATOS          PERSONALES          DE          EMPLEADOS          DE          CONTRATISTAS          QUE    PRESTEN    SERVICIOS    EN    LAS    INSTALACIONES    DE    LA    EMPRESA:    

Este     tratamiento     tiene     como     fin    permitir     a     PROFRUTALES     LIMITADA     cumplir     con     las      obligaciones    contractuales      a     su     cargo,     tales      como     asignación     y     control     de     elementos      tecnológicos,     materiales      y    equipos    en    general,    entrada    y    salida    de    las    instalaciones,    seguimiento    a    cumplimiento    de    obligaciones    a    cargo    de    contratistas,    atención    de    eventuales    emergencias,    atención    respuesta    de    consultas,    peticiones,    solicitudes,    acciones    y    reclamos,    hechas    por    el    titular    de    la    información    o    las    personas    legitimadas.    

d)   TRATAMIENTO DE    DATOS    PERSONALES    DE    PROVEEDORES    PERSONAS    NATURALES:        

Permite el    cumplimiento    de    obligaciones    contractuales    a    cargo    de    PROFRUTALES    LIMITADA    tales    como    pagos    de honorarios, reportes de pagos, reportes o interacciones que por ley o por políticas internas    tiene        la     obligación     de     realizar,     atención     de     consultas,     peticiones,     solicitudes,     acciones     y      reclamos,    hechas    por    el    titular    de    la    información    o    sus    legitimarios.    

e)    TRATAMIENTO DE    DATOS    PERSONALES    DE    CLIENTES    PERSONAS    NATURALES:           

El tratamiento de datos personales de clientes que son    personas naturales, tiene el propósito de que     PROFRUTALES       LIMITADA    pueda    cumplir    con    las    obligaciones    contractuales    a    su    cargo,    tales     como    facturación,    reportes    de    pagos    o    interacciones    que    por    ley    o    por    políticas    internas    tiene    la    obligación    de    realizar,    atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y    reclamos, hechas por el titular de la    información    o    sus    legitimarios.    

   f) TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE SOCIOS O ACCIONISTAS, REPRESENTANTES    LEGALES,    ADMINISTRADORES    DE    PERSONAS    JURIDICAS:    

Tiene     el    propósito    de    que    PROFRUTALES    LIMITADA    pueda    cumplir    con    las    obligaciones    contractuales    a    su cargo, así como    cumplir con su sistema    de prevención de lavado    de activos, identificando    factores    de    riesgo    y salud    financiera de las personas que hacen parte de las compañías con las que   se tienen    relaciones    comerciales.    

 

8.    FINALIDAD    CON    LA    QUE    SE    HACE    TRATAMIENTO    DE    LA    INFORMACIÓN    PERSONAL    DE    LOS    TITULARES    

PROFRUTALES   LIMITADA   solo   recolectará   los    datos    que   sean   necesarios,   pertinentes    y   no   excesivos    para    los fines  autorizados e informados    al titular    y aquellos    señalados    en la presente política, siempre    que    el tratamiento    obedezca a un    fin    legítimo    y sea proporcional de acuerdo    con    la relación    sostenida    con    el    titular.        

    a)    Tratamiento de    datos    personales    de    los    socios.        

Los datos e información de las personas naturales que tengan la    condición de socios (entendido    como    tenedores        de     cuotas     partes     de     la     sociedad     PROFRUTALES     LIMITADA),     se     considerará     información    reservada,       pues    la    misma    está    registrada    en    los    libros    de    comercio    y    está    sujeta    a    una    protección    especial    por disposición legal. No obstante, la información será  revelada en los casos en que    se    cuente  con      la      autorización      expresa      del      titular.      Las      finalidades      para      las      cuales      serán      utilizados      los      datos    personales       de    los    socios    son    las    siguientes:    i.    Permitir    el    ejercicio    de    los    derechos    derivados    de    la    calidad    de    socio,    facilitando    que    estos    puedan ejercer    los    derechos    políticos    y económicos    establecidos    en    el    Código    de    Comercio,    en    el    Decreto    2555    de    2010,    y    en    las    demás    normas    aplicables    a    la    materia;    ii.    Enviar            información       de         PROFRUTALES         LIMITADA,         incluyendo         invitaciones         a         eventos,         boletines    (presentación             de          resultados),          informe          anual,          y          aquellas          comunicaciones          relacionadas          con          las    actividades    que    adelanta    PROFRUTALES    LIMITADA;    iii.    Emitir    certificaciones    relativas    a    la    relación    del    titular    del dato  con PROFRUTALES LIMITADA,    tales  como certificados de renta,    de participación,    entre    otros.    

b)   Tratamiento de    datos    personales    de    los    empleados.    

El tratamiento de los datos personales de los empleados de PROFRUTALES LIMITADA,    se sujetará a lo    establecido      en   la   presente    política,   y    solo    podrán   ser   utilizados   en   cumplimiento   de    la   normatividad    laboral    vigente,    para    el    correcto    desarrollo    de    las    obligaciones    derivadas    del    contrato    laboral    celebrado    entre      las      partes,      o      en      los      eventos      en      que      se      cuente      con      la      autorización      expresa      del      titular.      Las    finalidades    para las cuales serán utilizados los datos personales de los empleados son las siguientes: i.    Permitir    el    ejercicio    de    sus    derechos    como    empleado,    establecidos    en    el    Código    Sustantivo    del    Trabajo    y    en        las     demás     normas     aplicables     a     la     materia;     ii.     Enviar     información    de     PROFRUTALES     LIMITADA,    incluyendo        invitaciones     a     eventos,     informe     anual,     y     aquellas     comunicaciones     relacionadas     con     las    actividades    que adelanta PROFRUTALES LIMITADA;    iii. Emitir certificaciones relativas a su    condición    de            empleado      de         PROFRUTALES         LIMITADA,         tales          como        certificados        de        ingresos        y        retenciones,    constancias         laborales,           entre           otros;         iv.           Compartir           información           con           proveedores           con           los           que    PROFRUTALES           LIMITADA        desarrolle        actividades        en        cumplimiento       de        su        objeto       social,        con        las    limitaciones       y    las    reglas    establecidas    por    PROFRUTALES    LIMITADA    los    datos    suministrados    por    los    interesados         en      las      vacantes      de      PROFRUTALES      LIMITADA      y      la      información      personal      obtenida      del    proceso    de    selección,    se    limita    a    la    relacionada    con    su    participación    en    el    mismo;    por    tanto,    su    uso    para    fines    diferentes    está    prohibido.    

 

9.    DERECHOS DE    LOS    TITULARES.    

Son derechos    de    los    titulares    de    la    información:    

a)    Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a       PROFRUTALES LIMITADA. Este    derecho      se        podrá        ejercer,        entre        otros        frente        a        datos        parciales,        inexactos,        incompletos,    fraccionados,    que    induzcan    a    error,    o    aquellos    cuyo    tratamiento    este    expresamente    prohibido    o    no    haya    sido    autorizado 

b)   Solicitar           prueba           de           autorización        otorgada           a           PROFRUTALES           LIMITADA           salvo            cuando 

expresamente    se    exceptúe    como    requisito    para    el    tratamiento.    

c)    Ser informado    por    PROFRUTALES    LIMITADA    previa    solicitud,    respecto    del    uso    que    le    ha    dado    a    

sus    datos    personales    

d)   Revocar    la    autorización    y/o    solicitar    la    supresión    del    dato    cuando    en    el    tratamiento    no    se    respeten          los       principios,       derechos       y       garantías       constitucionales       y       legales       y       no       exista       una    obligación    legal    o    contractual.    

e)    Acceder en    forma    gratuita    a    sus    datos    personales    que    hayan    sido    objeto    de    tratamiento    

f)     Las demás    que    señale    la    normatividad    vigente.    

 

10.  PROCEDIMIENTOS DE    PETICIONES,    QUEJAS       Y/O       RECLAMOS    

a)    Peticiones

Si el titular de la    información desea conocer qué tipo de información posee PROFRUTALES LIMITADA    respecto    a su persona, debe  presentar    la respectiva solicitud la cual  deberá ser    resuelta en un término    de      diez    (10)    días    hábiles   contados   a   partir   de   la   fecha    en   que   se   recibió    la   misma.   Cuando     no    fuere    posible    cumplir    con    este    tiempo,    se    deberá    informar    al    interesado    expresando    los    motivos    del    retardo    y    la    fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco  (5) días  hábiles siguientes al    vencimiento    del    primer    plazo.    

b)   Reclamos y/o    Quejas:    

El      titular      que      considere      que      la      información      contenida      en      una      base      de      datos      debe       ser      objeto      de    corrección,    actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de    los    deberes    contenidos    en    la    ley    o    en    la    presente    Política,    podrá    presentar    un    reclamo    a     PROFRUTALES    LIMITADA    el    cual    será    tramitado    bajo    las    siguientes    reglas:    

    

•El Reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a PROFRUTALES LIMITADA bien    a los    correos        electrónicos:     contabilidad@profrutales.com    -­‐                         vivero@profrutales.com     o      a      la    dirección Villagorgona,    Km 14 Vía Cali – Candelaria, con el asunto “RECLAMO Y/O QUEJA HABEAS    DATA”. Dicho    escrito deberá contener: el nombre e identificación    del titular, la descripción    de los hechos que    dan    lugar    al    reclamo,    la    dirección    y    acompañando    los    documentos    que    considere    relevantes.    

•    Si el reclamo    resulta    incompleto, PROFRUTALES LIMITADA requerirá al interesado dentro de 

los    cinco     (5)    días    hábiles    siguientes    a    la    recepción    del      mismo    para     que    subsane    las    fallas.    Transcurridos    dos    (2)    meses    desde    la    fecha    del    requerimiento,    sin    que    el    solicitante    presente    la    información    requerida,    se    entenderá    que    ha    desistido    del    reclamo.     

•Una   vez   recibido   el   reclamo   completo,   se   incluirá   en   la   base   de   datos   una   leyenda   que   diga    “reclamo    en trámite”    y el motivo del mismo, en un término no mayor    a dos    (2) días    hábiles.    Dicha    leyenda    deberá    mantenerse    hasta    que    el    reclamo    sea    decidido.    

•    El término máximo para atender el reclamo será  de quince (15)  días  hábiles contados a partir 

del día    siguiente    a    la    fecha    de    su    recibo.    Cuando    no    fuere    posible    atender    el    reclamo    dentro    de    dicho    término,     se     informará     al     interesado      los     motivos     de     la      demora      y      la      fecha    en     que     se    atenderá    su    reclamo,    la    cual    en    ningún    caso    podrá    superar    los    cinco    (5)    días    hábiles    siguientes    al    vencimiento    del    primer    término.    

 

11.  SEGURIDAD DE    LA    INFORMACIÓN    EN    LAS    BASES    DE    DATOS    DE    PROFRUTALES    LIMITADA    

La    seguridad    de la    información es el conjunto    de medidas preventivas y    reactivas para    PROFRUTALES    LIMITADA    que por medio    de la división    de tecnología informática permiten    resguardar y proteger la    información    de las bases de datos digitales buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e    integridad    de    las    mismas.    Partiendo    de    los    conceptos    de    integridad,    confidencialidad    y    disponibilidad    se    diseñan    varios esquemas de trabajo    para  garantizar la seguridad    de la información. Se cuenta con un    listado    de    todas    las    aplicaciones    de    la    empresa    que    deben    ser    respaldadas    por    medios    de    backups,    a    los    cuales    se    les    definen    los    siguientes    parámetros:       

        •    El nombre    del    equipo    en    que    se    encuentra    la    base    de    datos        

•    Nombre de    la    aplicación,    archivo,    carpeta    y/o    librería        

•    Periodicidad     

•    Almacenamiento     

•    Procedimiento     

•    Responsable de    ejecutarlo        

    

Una vez    son    realizados    los    backups,    se    sigue    el    procedimiento    establecido    para    el    traslado    desde    y    hacia    

la cintoteca    en    los    casos    que    así    sean    definidos    en    la    tabla    de    backups.    

    

Para cada sistema de información    y su    respectiva base de datos, se definen    parámetros de seguridad,    tanto    para    el    acceso    como    para    la    librería    de    almacenamiento    y    los    diferentes    niveles    de    uso,    por    medio    de    creación de usuarios, grupos de usuarios y/o    roles, para  definirle a cada  uno de estos los permisos    específicos    dentro    de    la    aplicación;    estos    permisos    son    aprobados    y    solicitados    por    los    responsables    del    proceso    que administra y usa la aplicación. El almacenamiento de la información    de las bases de datos    se       hace    por    medio    de    servidores    donde    su    infraestructura    soporta    la    cantidad    de    datos    generados    mientras       estén    activos    en    la    organización,    en    caso     de    no    requerir    más     la    aplicación,    se    respalda    la    información    en    medios    externos    los    cuales    son    almacenados    según    el    procedimiento    establecido    para    el    traslado    desde    y    hacia    la    cintoteca    para    su    custodia.    Por    otra    parte,    las    bases    de    datos    que    se    han    recopilado    de    manera    física,    son    custodiadas    por    el    área    encargada    de    cada    base    de    datos    y    sólo    tienen    acceso    a la información aquellas personas que por su cargo y funciones laborales están debidamente    autorizadas    para    ello.    

 12.  PUBLICACIÓN Y    VIGENCIA    

El   presente   documento   de   POLÍTICA   DE    TRATAMIENTO   DE    DATOS   PERSONALES   DE    PROFRUTALES    LIMITADA        se     publicará     en     la     cartelera     de     las     instalaciones     de     la     empresa,     así     mismo     el      presente    documento    rige    a    partir    del    día    23    de    mayo    de    2017     y    hasta    el    momento    en    que    expresamente    se    revoque    o    modifique.    

   


13.  MODIFICACIONES DE    LA    POLÍTICA    DE    PROTECCIÓN    DE    DATOS    PERSONALES       

PROFRUTALES      LIMITADA      se      reserva      el      derecho      de      modificar      la      Política      de      Protección      de      Datos    Personales    con    el fin    de adaptarla a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico, y en    general,       cuando    sea    necesario    para    prestar     un     mejor     servicio.    La    Gerencia    es    la    responsable    de    la    actualización    y    divulgación de la    Política    de Protección de Datos Personales. Cualquier cambio    que se    haga          a       estos       deberá       ser       aprobado      por       la       Gerencia.       Por       otra        parte,       cada       una       de       las       áreas       de    PROFRUTALES    LIMITADA    que    tenga    acceso    a    datos    personales    de    terceros    deberá    conocer    la    presente    política      y   es   responsable   de   garantizar   el   ejercicio   de   los   derechos   de   los   titulares   con    relación    a   su    información.    El responsable del tratamiento de la información es, PROFRUTALES LIMITADA sociedad    limitada,    debidamente constituida conforme a las Leyes de la República de Colombia, con domicilio en    el    municipio    de    Palmira    y    sede    principal    ubicada    en     Villagorgona,    Km    14    Vía    Cali    –    Candelaria;       Correos    electrónicos:    contabilidad@profrutales.com        -­‐        vivero@profrutales.com     

 

14.  RESPONSABLES Y    ENCARGADOS    DEL    TRATAMIENTO    DE    DATOS.    

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